Thema der Woche

9. September 2010

Guidelines für Einführung, Sicherheit und Nutzung von Web 2.0

Clearswift hat als ein Ergebnis seiner jüngsten internationalen Studie zu Web 2.0 am Arbeitsplatz sowie aufgrund von Erfahrungen aus aktuellen IT-Security-Projekten Guidelines für die Einführung, Sicherung und Nutzung professioneller Web-2.0-Anwendungen in Unternehmen entwickelt. Die neuen Internetdienste sind auch aus dem Unternehmensumfeld nicht mehr wegzudenken: Die von Clearswift beauftragte und vom Marktforschungsunternehmen Loudhouse Research durchgeführte Studie habe gezeigt, dass heute knapp zwei Drittel der befragten deutschen Unternehmen die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter über webbasierte Kommunikationskanäle erlauben. Auch seien rund 67 % der leitenden Angestellten in Deutschland der Meinung, dass die Nutzung sozialer Netzwerke die Motivation und Produktivität ihrer Mitarbeiter fördere.

Im geschäftlichen Umfeld wird Web 2.0 derzeit laut Clearswift vor allem in kommunikationsstarken Geschäftsbereichen wie Marketing und Öffentlichkeitsarbeit sowie in der Personalbeschaffung eingesetzt. Intern gehören jedoch oft auch die IT-Abteilungen zu den Vorreitern, da sie "Social Media" als Diskussionsplattform für diffizile IT-Probleme seit Jahren nutzen und die Vorteile dieser Art der Informationsbeschaffung sowie die technischen Risiken gleichermaßen kennen. Vertrieb, Forschung und Entwicklung oder operative Geschäftsbereiche, die klar vom Web 2.0 profitieren könnten, stünden hingegen vielfach noch in der Versuchsphase mit kleinen Anwenderkreisen und technischen Prototypen.

Dass sich Unternehmen an die neuen Möglichkeiten oft erst herantasten, zeige sich auch in der noch geringen Bereitschaft, Projekte für den professionellen Einsatz von Web 2.0 öffentlich zu diskutieren: Die Einordnung von Social Media in die Unternehmensstrategie sowie Sicherheitsbedenken scheinen noch nicht endgültig gelöst zu sein. Die genannte Studie prognostiziert hier jedoch Veränderungen in nächster Zukunft: Schließlich seien 38 % der deutschen Arbeitgeber davon überzeugt, dass die Web-2.0-basierte Kommunikation für die Unternehmensentwicklung ein entscheidender Faktor ist. So dürfte der intelligente Umgang mit den Vor- und Nachteilen von Social-Media-Plattformen künftig mitentscheiden, wie erfolgreich neue Märkte entwickelt, welche neuen Zielgruppen erreicht und auf welchen Wegen wertvolle neue Partner gefunden werden.

Für die Definition, Einrichtung und Nutzung professioneller Social-Media- Aktivitäten in Unternehmen sei es nach den Erfahrungen von Clearswift hilfreich, drei Projektphasen zu berücksichtigen:

Einführung von professionellen Web-2.0-Anwendungen: Dabei sollten technische und strategische Überlegungen Hand in Hand gehen, um die Ziele, Handhabung und Erfolgsmessung verschiedener Anwendungen für unterschiedliche Geschäftsbereiche festzulegen.
Sicherheitsmanagement: Mögliche Risiken von Web 2.0 sollten im Vorfeld identifiziert, bewertet und durch geeignete technische Maßnahmen und Aufklärung der Mitarbeiter sowie Anwender bei Partnern aufgefangen werden.
Tägliche Nutzung: Web 2.0 lebt letztlich von der Community, die es nutzt – in der professionellen Anwendung ist es erforderlich, dass die Mitarbeiter im Web 2.0 einem Verhaltenskodex folgen, der gemäß den generell geltenden Kommunikationsrichtlinien im Unternehmen definiert wurde.

Für diese drei Projektphasen empfiehlt das Unternehmen ein Vorgehen entlang der folgenden Guidelines, die anhand aktueller Projekte und Marktstudien entwickelt worden seien:

Einführung von Web-2.0-Anwendungen

Bestimmen Sie Anwendungsbereiche: Für eine professionelle Web-2.0-Nutzung sollten zunächst die einzelnen Anwendungs- und Geschäftsbereiche im Unternehmen festgelegt werden. Im Mittelpunkt steht dabei, welche Nutzer – intern und extern – voneinander profitieren können.
Klären Sie Ziele und Erfolgsfaktoren: Nur wenn definiert ist, was mit Web 2.0 erreicht werden soll, sind Mitarbeiter motiviert und nutzen die Anwendungen strukturiert zum Vorteil des Unternehmens.
Benennen Sie Projektverantwortliche: Technik und Strategie sind für Web 2.0 gleichermaßen wichtig, weshalb die Koordination der Einführung durch einen technischen und einen strategischen Projektverantwortlichen geführt werden sollte. Dies erleichtert die interne Kommunikation mit unterschiedlichen Abteilungen und Fragestellungen.
Identifizieren Sie geeignete Technologie: Jede Web-2.0-Applikation hat unterschiedliche Vorteile. Der Aufwand für Recherchen lohnt sich, um zu klären, auf welchen Wegen bestimmte Zielgruppen erreicht werden können. In Korrelation mit den Zielen und Erfolgsfaktoren lassen sich anschließend geeignete Technologien identifizieren, wie beispielsweise Wiki, Blog, Chat, Forum, Twitter/Microblogging, Facebook, Xing, Podcast, Media-Sharing oder andere.
Definieren Sie Inhalte und Community: Eine Kommunikationsstrategie im Hinblick auf die interne und externe Community und die im Unternehmen genutzten Web-2.0-Anwendungen hilft, tatsächlich Mehrwert mit diesem Medium zu schaffen. Wichtig ist dabei auch, klare inhaltliche Schwerpunkte für einzelne Web-2.0-Tools zu setzen und so Produktivitätsvorteile zu schaffen.
Sorgen Sie für Qualität: Insbesondere in der Kommunikation nach außen sollten Moderatoren die Inhalte beobachten, um für ein optimales digitales Image des Unternehmens bei Bedarf steuernd eingreifen zu können.
Achten Sie auf Sicherheit: Die Aufstellung und regelmäßige Evaluierung von Sicherheits-Guidelines schützt vor vermeidbaren Risiken.
Entwickeln Sie sich weiter: Kontinuierliche Optimierungen der Web-2.0-Anwendungen anhand aktueller Standards sorgen langfristig für Investitionssicherheit.

Technische Sicherungsmaßnahmen von Web-2.0-Anwendungen

Für erfolgreiche Web-2.0-Strategien im geschäftlichen Umfeld ist eine ausgewogene Balance an Sicherheitsmaßnahmen und der Freiheit in der Kommunikation entscheidend. Dabei ist es wichtig, dass die Mitarbeiter über die eingesetzten Technologie und ihre eigene Verantwortung informiert werden.

Automatisieren Sie die Inhaltskontrolle: Spezielle Sicherheitssoftware sollte Inhalte der Web-2.0-Anwendungen bezüglich Compliance und Datenschutzvorgaben zuverlässig und effizient überprüfen.
Organisieren Sie Ihre User: Sichern Sie mit Zugriffsrechten und Freigabe-Workflows unternehmenskritische Web-2.0-Anwendungen mit definierten Anwenderkreisen.
Beobachten Sie die Aktivität im Netz: Nutzen Sie Monitoring-Tools, um das Nutzerverhalten und auch technische Leistungsfaktoren kontinuierlich für anschließende Optimierungsmaßnahmen bewerten zu können.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten bezüglich der Risiken und Grenzen von Web-2.0-Tools für einen umsichtigen und verantwortungsvollen Umgang mit Social-Media-Plattformen aufgeklärt und geschult werden.

Nutzung von Web-2.0-Anwendungen

Diese Richtlinien sollten Unternehmen an ihre spezifischen Web-2.0-Ziele anpassen und ihren Mitarbeitern an die Hand geben, um eine erfolgsorientierte Nutzung zu fördern.

Werden Sie aktiv: Social-Media-Plattformen leben vom Austausch – je lebendiger sie sind, desto interessanter. Beteiligen Sie sich aktiv an und auf den für Ihren Arbeitsbereich definierten Social-Media-Plattformen, Foren und Blogs. Wenn Sie Ideen für neue abteilungsbezogene Medien haben, stimmen Sie diese im Vorfeld mit der verantwortlichen Abteilung ab.
Liefern Sie Mehrwehrt: Achten Sie darauf, dass Ihre Einträge einen Mehrwert für Kunden, Partner und Mitarbeiter haben – etwa Anregungen für optimierte Arbeits- oder Geschäftsabläufe, Lösungsvorschläge für Probleme oder Informationen, die im Geschäftsalltag nützlich sind.
Der feine sprachliche Unterschied: Bleiben Sie höflich und fair bei Ihren Beiträgen. Schreiben Sie nicht negativ oder spöttisch über Mitbewerber oder andere Kommentare, sondern leisten Sie konstruktive Beiträge mit einem klaren beruflichen Bezug.
Zeigen Sie Kompetenz: Schreiben und "posten" Sie Wissenswertes über Ihr Spezialgebiet. Beteiligen Sie sich an öffentlichen Diskussionen und fördern Sie den fachlichen Dialog. Wenn Sie sich zu Themen außerhalb Ihres Aufgabengebietes äußern, bringen Sie dies klar zum Ausdruck, indem Sie in der ersten Person schreiben und gegebenenfalls einen Haftungsausschluss anfügen (etwa: "Die Kommentare auf dieser Website sind meine eigenen und entsprechen nicht unbedingt dem Standpunkt, der Strategie und Meinung von Musterfirma.") .
Transparenz: Ehrlichkeit oder Lüge wird im Social-Media-Umfeld schnell aufgedeckt. Lassen Sie bei Ihren Beiträgen keine Zweifel über Ihre Person, Ihren Arbeitgeber oder Ihre Position sowie das Interesse Ihrer Beiträge aufkommen, um kompetent und glaubwürdig zu wirken.
Verantwortung: Respektieren Sie bei Ihren Beiträgen stets das Unternehmen, Ihre Kollegen, Marken, Geschäftsgeheimnisse und Finanzinformationen sowie interne Richtlinien und bestehende Gesetze. Denken Sie daran: Sie sind persönlich verantwortlich für die von Ihnen geleisteten Beiträge.
Sie haben einen Fehler gemacht? Zögern Sie nicht, diesen schnell und offen zuzugeben.
Gespräch statt Monolog: Auf Social-Media-Plattformen ist es üblich, auch im beruflichen Umfeld eine persönliche und informelle Sprache zu nutzen. Hier ist auch Raum, um über eigene Ideen zu sprechen und andere nach ihrer Meinung zu fragen. Fördern Sie den Dialog und fachlichen Austausch.
Das Internet vergisst nicht: Wenn Sie sich nicht sicher sind bezüglich eines Beitrags, nehmen Sie sich Zeit, mögliche Fragen zu klären und klicken Sie nicht vorschnell auf "senden", um es "hinter sich zu bringen". Handeln Sie überlegt, nicht übereilt! Sehen Sie, wenn nötig, auch interne Richtlinien durch oder fragen Sie die für die Social-Media-Koordination zuständigen Kollegen.