Lizenzen verwalten: Pflichtprogramm mit Sparpotenzial

Ordnungsmerkmale

erschienen in: <kes> 2003^#6, Seite 68

Zusammenfassung: Ein zielorientiertes Lizenzmanagement ermöglicht die Bündelung der Softwarebeschaffung und damit die Nutzung von Preisnachlässen. Gleichzeitig schützt es vor bösen Überraschungen, denn Unternehmensleiter haften für ihre Mitarbeiter, wenn es um den Einsatz illegaler Software am Arbeitsplatz geht.

Lizenzmanagement bedeutet, über die installierten Kopien sowie den Bestand an eingekauften Lizenzen Buch zu führen und einen regelmäßigen Abgleich vorzunehmen. Zwei einfache Faustregeln sind maßgeblich: Für Einzelplatz-PCs gilt "pro Installation der Software eine Lizenz", für Netzwerkinstallationen "pro Anwender eine Lizenz".

Trotz dieser simplen Regeln sieht die Praxis oft ganz anders aus: Softwarehersteller verwirren zunehmend mit unterschiedlichsten Lizenzprogrammen und regelmäßigen Anpassungen. Ein Beispiel hierfür ist das bei einigen Herstellern erlaubte Zweitkopierecht für Laptops. Bei manchen Lizenzmodellen basiert zudem die Abrechnung auf der Zahl der Rechner (oder sogar ihrer Prozessoren), auf denen die Software läuft. Bei anderen wird die Zahl der Anwender, die mit dem Programm arbeiten, zugrunde gelegt.

Durch Mitarbeiterfluktuation, die Einführung neuer Programme und die Ad-hoc-Installation von Software auf einzelnen Rechnern besteht immer die Gefahr, die Übersicht zu verlieren. Für ein effektives Lizenzmanagement ist daher die Definition und Kontrolle klarer Prozesse zur Dokumentation von Installationen und Deinstallationen unerlässlich. Dazu gehören Richtlinien und Anweisungen zur Nutzung von Software und Internet, sowie ein stets aktualisiertes Hardware-Inventar und eine gut strukturierte Bedarfsplanung. Gleichzeitig müssen die Verwahrung der Software-Datenträger und der notwendigen Lizenzschlüssel oder -codes sicher geregelt sein.

Zwei Ansätze bieten grundlegende Orientierung: Eine mögliche Vorgehensweise setzt auf so genannte Images. Alle Rechner sind gleich installiert, somit bestimmt ihre Anzahl die Zahl der Lizenzen. Dieses Vorgehen ist einfach zu verwalten, hat jedoch den Nachteil, dass häufig nicht jeder Mitarbeiter jede Software auch benutzt und so zu viele Kopien bezahlt werden. Ein anderer Ansatz stellt dem Anwender zunächst nur ein Minimalsystem zur Verfügung. Darauf aufbauend wird nur die tatsächlich benötigte Software installiert. Hier ist es entscheidend, exakt verfolgen zu können, bei welchem Benutzer welche Software gerade aktiv ist.

Unterstützung bei Installationen, Deinstallationen und zugehöriger Kontrolle bietet spezielle Managementsoftware. Häufig kommen dabei so genannte Software-Packages zum Einsatz, die mithilfe der Managementprogramme über das Netzwerk auf die entsprechenden Rechner verteilt werden. Eine weitere Möglichkeit sind Programme, welche die Zahl der parallel zu startenden Programme auf die eingekaufte Zahl an Lizenzen beschränken: Jede gestartete Software meldet sich bei dieser so genannten Metering Software an.

Eine durch Hardware unterstützte Variante sind Dongles. Dabei handelt es sich um Stecker, die auf eine Schnittstelle (USB, seriell, parallel usw.) gesetzt werden. Die Software fragt die Dongles vor der Ausführung des Programms ab. Neben diesen aktiven Verfahren gibt es eher passive Lizenzverwaltungs- und Inventarisierungsprogramme. Diese ermitteln automatisiert im Netzwerk den aktuellen Bestand an installierten Programmen. Der verantwortliche Mitarbeiter vergleicht die so erzielten Werte mit den eingekauften Lizenzen. Derartige Programme werden beispielsweise von der Business Software Alliance (BSA) oder auch von Softwarehändlern angeboten.

Schnäppchenpreise

Mengenrabatte sind übrigens usus, werden aber im IT-Sektor durch das benötigte tiefe Wissen viel zu selten wahrgenommen. Hinzu kommen gebündelte Hard-/Software-Einkäufe: Häufig ist im PC-Bereich der Einkauf einiger zusätzlicher Anwendungen im Paket günstiger als der Einzelkauf. Allerdings ist auch der günstigste Preis zu teuer, wenn man die Lizenzen eigentlich gar nicht benötigt. Grundsätzlich gilt: Ein Hardwareeinkauf ist immer ein Zeitpunkt, zu dem ein Unternehmen seine Lizenzlage überprüfen sollte, um den kostengünstigsten Einkauf zu realisieren (Oliver Bükow).

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<kes> 2003^#6, Seite 68