Information Systems Audit and Control Association - Serving IT Governance Professionals Erfahrungen bewahren Mit Projekt-Reviews zur "Learning Company"

Ordnungsmerkmale

erschienen in: <kes> 2006#3, Seite 74

Rubrik: ISACA informiert

Zusammenfassung: Im täglichen Leben versuchen wir, unsere Erfahrungen auf neue Herausforderungen zu übertragen – das sollte auch in der Projektarbeit nicht unterbleiben. Der hier skizzierte Ansatz eines Projekt-Reviews beruht auf der Erkenntnis, dass man am besten und wirkungsvollsten von anderen lernt, und überträgt dieses selbstverständliche, alltägliche Vorgehen ins Projektmanagement.

Beinahe alle Großprojekte haben eines gemeinsam: Die Arbeit mit neuer, oftmals unerprobter Technik, das Zusammenspiel unterschiedlichster Experten und die Erwartungshaltung des Managements schnell greifbare Ergebnisse zu erhalten. Dieser Druck macht ein Projekt für alle Beteiligten häufig zu einem Drahtseilakt und führt nicht selten dazu, dass die Arbeit nach etlichen Mühen ergebnislos abgebrochen wird. Mit dem Ende eines Projekts – sei es mit oder ohne Ergebnis – steht dann üblicherweise ein Review der erbrachten und verbrauchten, allem voran monetären, Leistungen an.

Doch die Betrachtung der "harten" Fakten stellt nur eine mögliche Sichtweise eines Projekt-Reviews dar: Wertvolle Erfahrungen von Einzelnen und in Teams sind häufig nicht niedergeschrieben, anders als beispielsweise das technische Ergebnis. Diese Erfahrungen sind es jedoch, die den Erfolg oder Misserfolg künftiger Vorhaben entscheidend beeinflussen. Erschwerend kommt hinzu, dass Projekte dazu neigen, sich schleichend aufzulösen, sobald der Endtermin in Sicht ist: Hier geht ein Ingenieur in ein neues Projekt, dort ein Techniker in eine andere Niederlassung – am Ende lebt oft nur noch die unscharfe Erinnerung "da gab es doch mal ein Projekt"...

Lernendes Unternehmen statt kollektivem Gedächtnis

Wo lange und hart an einem Projekt gearbeitet wurde, ist ein sang- und klangloser Übergang zum Tagesgeschäft in jeder Hinsicht unbefriedigend. Sowohl für die "vorausblickende Rückschau" als auch für das Team-Gefühl sollte man einen markanten Abschluss zum Projektende vorsehen, möglichst mit allen Beteiligten. Hier hat sich nach Erfahrung des Autors eine zweitägige Veranstaltung bewährt: gegliedert in einen Workshop-Tag und einen Team-Event-Tag.

Am Workshop-Tag ist das Projektteam aufgefordert, gemeinsam aus den Fehlern und Erfolgen zu lernen und seine Erfahrungen im Sinne einer "Learning Company" für das Unternehmen verwertbar zu machen. Hierzu hat die Tiba Managementberatung in Anlehnung an die Real-Time-Strategic-Change-Methode (RTSC) gemeinsam mit einem Kunden aus dem Pharma-/Medizintechnik-Umfeld das nachfolgend beschriebene Design einer Großgruppenkonferenz entworfen, das sich bereits als Abschluss eines konkreten Projekts bewährt hat.

Um es nochmals zu betonen: "Goldene Regeln" abzuleiten, genügt nicht – genauso wichtig ist es, echte Verbindlichkeiten zu schaffen und aus dem Feedback des Projektteams konkrete Verbesserungen abzuleiten und deren Umsetzung mit dem Management zu vereinbaren. Der Abschluss-Workshop sollte zumindest ein entsprechendes Signal setzen.

Bei der inhaltlichen Aufarbeitung sollten die Themen im Mittelpunkt stehen, die nicht ohnehin schon dokumentiert wurden. Technische Herausforderungen liegen in der Natur eines Hightech-Innovationsprojekts; der technische Wissens- und Erfahrungszuwachs ist daher in aller Regel bereits formal dokumentiert. Abschluss-Workshops sollten vielmehr denjenigen Themen besonderen Raum widmen, die nicht formal dokumentierbar sind und dennoch einen entscheidenden Beitrag zum Projekterfolg leisten, zum Beispiel:

Fazit

Derartige Erkenntnisse aus Projekt-Reviews haben ein hohes Wiederverwertbarkeitspotenzial im Unternehmen; es gibt keinen Grund, warum Projekte die Fehler vorhergehender "Generationen" wiederholen sollten. Auch finanziell fällt der zusätzliche Aufwand für einen zweitägigen Abschluss-Workshop in Relation zu den Gesamtkosten eines Projekts kaum ins Gewicht – der Nutzen für nachfolgende Vorhaben ist jedoch immens. (Alexander Scheel)

Weitere Informationen

ISACA German Chapter e. V.
Eichenstraße 7
46535 Dinslaken
[externer Link] www.isaca.de

Alexander Scheel
Senior-Berater bei der Tiba Managementberatung GmbH, München/Berlin
E-Mail: alexander.scheel@tiba.de

Bernd Wojtyna (CISA)
Vizepräsident ISACA Germany Chapter
Tel.: +49 251 288-4253
E-Mail: Bernd.Wojtyna@extern.Sparkassen-Informatik.de