Die Auswahl von Bewerbern steht und fällt für ein Unternehmen schon mit der gründlichen Erstellung des Anforderungsprofils für die zu besetzende Stelle. Ein korrektes Profil hilft sowohl intern, klare Vorstellungen zu haben, als auch im Vorfeld nach außen: Denn auf ein zu allgemeines Gesuch werden sich normalerweise große Mengen ungeeigneter Bewerber melden – je genauer die Ausschreibung, desto passender die Kandidaten.
Der Blick in die Bewerbungsunterlagen bietet alsdann eine Vielzahl von Möglichkeiten, übereilte Entscheidungen zu treffen: Oftmals neigt der Leser dazu, Ähnlichkeiten zu seinem eigenen Werdegang als sympathisch zu bewerten oder vergleichbare Ausbildungen und Qualifikationen, wie sie "ungeliebte" Mitarbeiter besitzen, negativ zu bewerten. Solche Blitzurteile bergen jedoch ein hohes Fehlbewertungsrisiko und sollten daher vermieden werden. Stattdessen empfiehlt sich eine systematische Analyse der Bewerbungsunterlagen, um alle in Frage kommenden Kandidaten aus der Fülle von Zuschriften herauszufinden.
Das Ziel der Unterlagenanalyse kann jedoch nur ein erster Schritt sein. Er liefert die Antwort auf die Frage: Welchen Bewerber lade ich zum Interview ein? Die NetWorkJob Personal- und Unternehmensberatung empfiehlt, pro Position immer mindestens zwei und maximal drei Bewerber zu interviewen. Weitere entscheidende Auswahlkriterien, wie Tiefe und Ausprägung von (IT-Security-) Fachwissen oder das richtige Auftreten sowie der passende "Stallgeruch" lassen sich aus den Personalunterlagen ohnehin nicht erkennen.
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Auch "alte Hasen" sind vor Fehlern bei der Bewerbung nicht gefeit oder womöglich nach langer Anstellung aus der Übung gekommen. Man bedenke immer: Bewerbungsunterlagen sind die erste Arbeitsprobe! Die äußere Form ist daher sehr wichtig. Schriftbild, Darstellung, ansprechende Aufteilung und fehlerfreier Text dominieren den ersten Eindruck. Die aussagefähige, ehrliche und prägnante Darstellung des persönlichen Werdegangs und Fachwissens trägt ebenfalls zu einer positiven Einschätzung der Bewerbung bei. Vollständige Bewerbungsunterlagen sollten enthalten:
Ganz wichtig aber ist: Bleiben Sie Sie selbst! Spielen Sie keine Rolle und stellen Sie niemanden dar, der Sie gerne sein möchten. Um sich selbst sicherer zu sein, wer man ist und was man kann, sollte man vor der Bewerbung die eigenen Stärken und Schwächen genau analysieren. Es ist nicht immer leicht, die Frage nach seinen eigenen Fähigkeiten, Stärken, Wünschen und Zielen zu beantworten. Als Leitfaden können die vier klassischen W-Fragen dienen:
Bei der Beantwortung der Fragen sollte man strukturiert vorgehen. Führen Sie Protokoll, während Sie Schritt für Schritt die eigenen Stärken, Schwächen und Wünsche entdecken.
Wer eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bekommt, hat einen wesentlichen Erfolg zu verbuchen und erhält die Chance sich persönlich zu präsentieren. Bestätigen Sie einen solchen Termin immer schriftlich.
Versorgen Sie sich mit Informationen zum Unternehmen wie: Umsatz der letzten Jahre, Anzahl der Mitarbeiter, Geschäftsfelder, Wettbewerber, eventuell Aktienkursentwicklung. Dies und mehr liefert beispielsweise der Geschäftsbericht eines Unternehmens. Eine weitere Informationsquelle kann eventuell die Web-Site der Firma sein.
Als Gesprächsunterlagen sollten Sie die Stellenanzeige, eine Kopie Ihrer Bewerbung und die Einladung zum Interview bereithalten. Überlegen Sie sich, wie viel Gehalt Sie fordern wollen, falls das Gespräch darauf kommt. Merken Sie sich die Summe als Jahresgehalt (gleiches gilt für Ihr aktuelles Gehalt). Bedenken Sie, dass die Zeiten, in denen Gehaltssprünge von 20 % problemlos möglich waren, auch in der IT-Security-Branche vorbei sind. Seinen Marktwert kann man übrigens – eventuell auch anonym – bei einem Personalberatungsunternehmen erfragen.
Eine Liste mit Fragen, die Sie während des Gespräches klären wollen, sollten Sie gut vorbereiten:
Bereiten Sie sich auch auf mögliche Fragen Ihres Gesprächspartners vor. Häufig gestellte Fragen sind:
Sie müssen aber auch mit provozierenden oder sogar unfairen Fragen rechnen – auch darauf sollte man vorbereitet sein:
Kleiden Sie sich seriös, nicht aufdringlich. Vermeiden Sie Experimente, unruhige Farbkombinationen, Broschen, auffällige Krawatten, weiße Socken und alles, was die Aufmerksamkeit Ihrer Gesprächspartner von Ihrem Gesicht ablenken könnte. Wenn Sie die Gelegenheit haben herauszufinden, wie der Kleidungsstil im Unternehmen ist, nutzen Sie dieses Wissen und ordnen Sie sich ein wenig über diesem Standard ein.
Oberste Priorität hat Pünktlichkeit. Denken Sie auch daran, dass es Ihr Ziel ist, künftig an jedem Morgen ein freundliches Lächeln vom Pförtner, der Empfangsdame oder der Sekretärin Ihres Chefs zu bekommen. Was kann es schaden, schon beim ersten Kontakt besonders freundlich zu sein?
Gehen Sie auf die Fragen Ihres Gegenübers ein. Die Faustregel: 70 % Reden und 30 % Hören. Fragen Sie, ob Sie sich Notizen machen dürfen. Fügen Sie neue Fragen in Ihre Liste ein. Nutzen Sie eine intelligente Struktur dieser Liste, um verbliebene Fragen am Ende des Gespräches zu stellen.
Bleiben Sie offen: Arme nicht verschränken, keine Barrieren aus Kaffeetasse, Schreibblock oder sonstigen Utensilien aufbauen. Die Augen sind der Spiegel der Seele – nehmen Sie sich vor, diese Chance zu nutzen, um die Seele Ihres Gesprächspartners zu ergründen. Sie kommen dann gar nicht erst in Versuchung, ständig den Fußboden oder Ihren Bleistift zu fixieren. Versuchen Sie entspannt zu sitzen ohne die Beine übereinander zu schlagen. Setzen Sie beide Fußsohlen fest auf den Boden.
Gehen Sie nicht, ohne das Gespräch zu reflektieren. Äußern Sie, dass Sie das Gespräch gut fanden, der Job Sie sehr reizt, das Unternehmen Sie noch mehr als zuvor interessiert, die Aufgaben spannend sind oder was auch immer aus Ihrer Sicht eine faire, aber positive Reaktion wäre. Holen Sie sich dann auch Ihr Feedback: Fragen Sie, wie das Gespräch aus der Sicht Ihres Verhandlungspartners verlief, was der nächste Schritt sein würde, wie eine Bewertung des Gespräches darstellbar wäre etc. Bevor Sie gehen, prüfen Sie, ob Sie alle Fragen gestellt haben. Verabschieden Sie sich nach dem Ende des Gesprächs auch von Pförtner/Empfangsdame/Sekretärin und vergessen Sie nicht, eventuell Ihr Besucherschild wieder abzugeben.
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Das einstellende Unternehmen sollte vier Punkte möglichst objektiv prüfen, bevor ein Kandidat zum Gespräch eingeladen wird:
Die folgenden Punkte runden eine Bewerbung ab, sofern sie vielversprechend sind, sollten aber bei Mängeln kein Ausschlusskriterium sein: Ausbildungszeugnisse und Zertifikate, Lichtbild und Arbeitsproben.
Für alle Punkte gibt es ein einfaches Prüfkriterium: Stellen Sie sich vor, Sie würden sich selbst bewerben. Selbstverständlich würde man versuchen, sich möglichst präzise, informativ und offen vorzustellen, statt möglichst wenig von sich auf einigen schmuddeligen Zetteln zu berichten und eventuell wesentliche Sachverhalte zu vertuschen.
Die äußere Form der Bewerbung sollte man in Relation zu der ausgeschriebenen Position bewerten: Von einem Vertriebsmitarbeiter oder IT-Security-Manager muss mehr erwartet werden als von einem IT-Security-Consultant oder -Administrator. Zur Verdeutlichung des Stellenwerts äußerer Form mögen einige beispielhafte Situationen dienen, die von den Bewerbern teils aus Nachlässigkeit oder Unwissen herbeigeführt, andererseits aber auch bewusst eingesetzt werden, um von Schwachstellen abzulenken:
Situation: Zeugnisse eines früheren Arbeitgebers fehlen oder es wird nur ein Zwischenzeugnis eingereicht.
Wertung: Es könnte sein, dass das Zeugnis nicht gut ausgefallen ist oder eine Kündigung durch den Arbeitgeber ausgesprochen wurde, was verschleiert werden soll. Eventuell soll auch das exakte Austrittsdatum übergangen werden, um Beschäftigungslücken zu verdecken.
Situation: Mit dem Hinweis auf Zeitdruck werden oftmals "Kurzbewerbungen" versandt, die nur aus einem Anschreiben und einem knappen Lebenslauf bestehen.
Wertung: Nur in seltenen Fällen wie persönlicher Bekanntschaft oder Tätigkeit in einem direkten Wettbewerbsunternehmen ist eine Kurzbewerbung gerechtfertigt. Ansonsten sollte man mit so etwas den Papierkorb füttern. Wer für eine derart wichtige Angelegenheit wie seine eigene Zukunft nicht genügend Zeit aufbringen kann, um seine Unterlagen angemessen zusammenzustellen, nimmt die Bewerbung im Allgemeinen nicht ernst.
Der im Allgemeinen tabellarisch erstellte Werdegang nebst Know-how ist die wichtigste Bewerbungsunterlage für die fachliche Beurteilung eines Kandidaten. Es kommt hierbei darauf an, die entscheidenen Kriterien, die im Anforderungsprofil definiert wurden, und insbesondere die notwendigen IT-Security-Kenntnisse nicht aus den Augen zu verlieren.
Auch jedem Bewerber sollte klar sein, dass diese Unterlage das entscheidende Papier ist. Vereinzelt kann man eine besondere Kreativität beobachten, alles so "hinzubiegen", dass man sich als den idealen Kandidaten darstellt:
Situation: Der Lebenslauf ist unübersichtlich dargestellt. Persönliche Verhältnisse und berufliche Erfahrungen sind nur nach erheblichem Leseaufwand erkennbar.
Wertung: Entweder kann der Kandidat seine Gedanken nicht geordnet zu Papier bringen oder er möchte bewusst bestimmte Dinge verschleiern, welche die Einsatz- und Arbeitsfähigkeit erheblich beeinträchtigen können.
Situation: Ausbildungsabschlüsse werden vorgetäuscht, obwohl sie nicht erzielt worden sind. Eine typische Formulierung lautet: "Studium der Informatik an der technischen Universität X von ... bis ..." Auf den nicht erfolgten Abschluss wird jedoch nicht ausdrücklich hingewiesen.
Wertung: Der Leser soll möglicherweise im Glauben gelassen werden, dass es sich beim Bewerber um einen diplomierten Informatiker handelt.
Situation: Der Werdegang weist eine Vielzahl von verschiedenen Positionen in unterschiedlichen Firmen, eventuell auch Branchen, mit kurzen Verweilzeiten von einem halben bis zu einem Jahr auf.
Wertung: In den letzten Jahren, die durch eine zunehmende wirtschaftliche Unsicherheit vieler Unternehmen geprägt sind, ist eine vereinzelte, kurze Beschäftigungszeit oder eine kurze Arbeitslosigkeit nicht negativ zu bewerten. Insbesondere größere Unternehmen vergeben immer häufiger projektorientierte Aufgaben, die zwangsläufig zu kürzeren Verweilzeiten in den entsprechenden Positionen führen.
Sollten kurze Verweilzeiten in verschiedenen Firmen jedoch gehäuft auftreten, muss man davon ausgehen, dass die Probleme beim Bewerber liegen, der oftmals nicht genügend Durchsetzungsvermögen besitzt, um einer Aufgabe erfolgreich über längere Zeit gerecht zu werden.
Situation: Im Lebenslauf wird häufig versucht, vorhandene Beschäftigungslücken zu verschleiern. Der gängigste "Trick" besteht in der bewusst falschen Auflistung der einzelnen Beschäftigungszeiten –Firmenzeugnisse bestätigen dann bei näherer Betrachtung aber nur einen kürzeren Beschäftigungszeitraum.
Wertung: In diesem Fall versucht der Kandidat wissentlich, eine Lücke in seinem Werdegang zu vertuschen. Es handelt sich durchaus nicht um ein "Kavaliersdelikt", sondern ist als Täuschungsversuch zu werten, der zum Ausschluss aus der Kandidatenliste führen muss.
Situation: Bei vielen Positionen werden besondere Qualifikationen wie Sprachkenntnisse oder spezifische IT-Security-Kenntnisse gefordert. Einzelne Bewerber gehen in ihrer Bewerbung mit keinem Wort auf solche Zusatzqualifikationen ein.
Wertung: In diesem Fall ist mit großer Wahrscheinlichkeit damit zu rechnen, dass die geforderten Qualifikationen nicht vorhanden sind. Sollten sie dennoch vorhanden sein, hat der Bewerber es offensichtlich nicht für notwendig erachtet, die Anzeige sorgfältig zu lesen.
Das Anschreiben sollte eine Länge von 1 bis 1,5 Seiten nicht überschreiten. Es ermöglicht Aussagen über einige wichtige Eigenschaften des Bewerbers:
Es gibt wohl kaum eine Fach- oder Führungskraft, speziell im Umgang mit IT-Security, bei der man auch nur auf eine dieser Eigenschaften verzichten könnte. Entsprechend ernst sollte man Mängel im Anschreiben bewerten.
Aufgrund der stark arbeitnehmerorientierten Arbeitsgerichtsbarkeit in Deutschland wagt es kein Arbeitgeber, ein Zeugnis auszustellen, das tatsächlich unverblümt seine objektive Meinung von der Arbeitsleistung des ausscheidenden Mitarbeiters darstellt, wenn der Arbeitgeber mit den Leistungen nicht zufrieden war. Arbeitszeugnisse haben daher nur eine sehr begrenzte Aussagekraft.
Heute wird die Arbeitsleistung üblicherweise mit folgenden Formeln bewertet:
Allgemein ergeben sich aus der Analyse der Bewerbungsnterlagen, insbesondere aus den ungeklärten Punkten, individuelle Fragen zu jedem interessanten Kandidaten, die als Grundlage für das Bewerbungsgespräch dienen sollten.
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Ungeachtet langer Jahre des Experimentierens mit Eignungstests, Assessments und anderen psychologischen Auswahlverfahren ist das klassische Bewerbungsgespräch nach wie vor Herzstück der Mitarbeiterfindung. Es ist eine Tatsache, dass beide Seiten einer kritischen Beurteilung ausgesetzt sind, auch wenn der Vertreter des einstellenden Unternehmens scheinbar am längeren Hebel sitzt (insbesondere bei mehreren qualifizierten Bewerbern).
Vorstellungsgespräche erfolgreich zu führen setzt zunächst voraus, die Möglichkeiten, aber auch die Grenzen eines Interviews realistisch einzuschätzen. Nur so gelingt die Konzentration auf das, was tatsächlich erreicht werden soll. Üblicherweise sollte man sich im Rahmen eines Erstgespräches auf folgende Ziele beschränken:
Ort, Zeitpunkt, Gesprächsdauer und Teilnehmer sollten allen Anwesenden rechtzeitig bekannt sein. Ein reibungsloser Ablauf wird gewährleistet wenn beizeiten feststeht, wer den Bewerber in Empfang nimmt und wo er gegebenenfalls warten kann. Am Gesprächsort selbst sind äußere Störungen und andere Ablenkungen auszuschließen.
Damit die beteiligten Seiten voneinander einen möglichst abgerundeten Eindruck gewinnen, sollte für ein Erstinterview mindestens eine Stunde eingeplant werden. Nach über zwei Stunden hingegen verliert ein Erstgespräch an Aussagekraft, da die Konzentration aller aufgrund der Fülle neuer Eindrücke und Informationen deutlich nachlässt.
Es hat sich als günstig erwiesen, wenn zwei Vertreter des Unternehmens mit unterschiedlichen Schwerpunkten an dem Interview teilnehmen. Der eine sollte Personalkompetenz besitzen (Mitglied der Geschäftsführung, IT-Leiter, evtl. Mitarbeiter der Personalabteilung), der andere fachliche Belange abdecken (zukünftiger Fachvorgesetzter o. ä.). Die Gegenwart von mehr als vier Vertretern des einstellenden Unternehmens dürfte in den meisten Fällen jedes offene Gespräch im Keim ersticken.
Um sich auf den Kandidaten konzentrieren zu können, sollte man die Rollen, die jeder Gesprächspartner übernimmt, vorher abstimmen. Das wechselweise Einnehmen fester Rollen ist eine gut zu handhabende Methode, ein Gespräch zugleich aufgelockert und konzentriert zu gestalten: Ein Interviewer stellt vornehmlich Fragen, der andere beobachtet die Reaktion des Bewerbers. Nach einem zuvor festgelegten inhaltlichen Abschnitt wird gewechselt.
Im Mittelpunkt der inhaltlichen Vorbereitung steht die Erarbeitung eines Gesprächsleitfadens. Aus der Analyse der Bewerbungsunterlagen fließen die formulierten Fragen als individueller, flexibel zu handhabender Teil ein. Ein erster Teil aus feststehenden Fragen klopft die geforderten Merkmale des Anforderungsprofils ab, insbesondere die Tiefe der IT-Security-Kenntnisse und -Erfahrungen. Ein zweiter Teil befasst sich mit Punkten, die positionsunabhängig im Rahmen eines jeden Vorstellungsgespräches geklärt werden sollten (vgl. Checkliste).
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Hier kann ein erfahrener und auch fachlich qualifizierter Personalberater deutliche Vorteile einbringen: Als Dienstleister ist er emotional unvorbelastet und reduziert, ausgestattet mit der notwendigen Fach- und Branchenkompetenz, für das suchende Unternehmen und den Kandidaten die Gefahr der Fehlentscheidung erheblich. Durch die "übergeordnete", externe Sichtweise kann er beispielsweise auch leicht Auskunft über die aktuellen Gehaltsbandbreiten für IT-Security-Positionen erteilen.
Insbesondere kann ein Personalberatungsunternehmen, wenn es in die Suche, Vorauswahl und organisatorische Vorbereitung mit einbezogen wird, seine Methodenkompetenz und Erfahrungen einbringen und so Arbeitszeit von wertvollen Mitarbeitern und somit Kosten einsparen.
Armin Putzke ist Geschäftsführer der NetWorkJob Personal- und Unternehmensberatung (www.nwjob.de).
© SecuMedia-Verlags-GmbH, D-55205 Ingelheim,
KES 5/2001, Seite 59