Management und Wissen

Personalmanagement

Möglichkeiten der Mitarbeiterfindung

Von Armin Putzke, München

Qualifizierte IT-Fachleute zu finden ist schon schwierig genug. Der Sicherheitsboom macht es nicht einfacher, Security-Spezialisten unter Vertrag zu bekommen. Die klassische Methode über gedruckte Stellenanzeigen zum Ziel zu gelangen hat heutzutage nur noch wenig Aussichten auf Erfolg. Dafür gibt es aber lohnende Alternativen von der Ausschreibung auf der eigenen Homepage bis hin zum Outsourcing.

Auch bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern führt der erfolgversprechendste Weg zum Ziel über eine sorgsame Planung. Je nach gesuchter Personenzahl kann das durchaus einen vorhandenen Angestellten komplett beschäftigen. Auf jeden Fall sollte aber für die Rekrutierung explizit Verantwortung und Zeit ausgewiesen und die Personalsuche nicht "so nebenher" einem Fachabteilungsleiter oder Assistenten aufs Auge gedrückt werden; die Fachabteilungen sollten aber dennoch von Anfang an beteiligt sein. Sind intern keine Ressourcen verfügbar, so sollte man bereits zu Beginn überlegen, einen Dienstleister zu bestellen.

Die Kernaufgaben im Ablaufplan zur Personalsuche lauten:

Erstellen einer Liste der offenen Positionen (gemäß Personalplan),
Erstellen des Anforderungsprofils zu jeder offenen Position,
Auswahl der Möglichkeiten, die zu einer erfolgreichen und termingerechten Besetzung der offenen Positionen führen,
Einleiten der gewählten Maßnahmen, gegebenenfalls Auftragsvergabe an Externe,
Beobachtung und Erfassung der Ergebnisse,
Beurteilung der eingegangenen Bewerbungen,
Vorbereitung und Durchführung der Vorstellungsgespräche,
Absagemitteilungen und Rückversand der Bewerbungsunterlagen sowie Arbeitsvertragserstellung.

Besonders wichtig sind die Anforderungsprofile: Es handelt sich hierbei um das Qualitätsmerkmal Nummer Eins und jeder Fehler darin verursacht erfahrungsgemäß später mindestens zehnmal mehr Kosten als eine sorgfältige Vorbereitung. Bei der Auswahl der Suchmöglichkeiten sind zudem Chancen, Risiken und Aufwand (Kosten) der einzelnen Methoden gegeneinander abzuwägen.

Stellenanzeigen

Die Erfolgsaussichten von Stellenanzeigen in Zeitungen sind heutzutage nahe Null. Dennoch lohnt es sich unter Umständen, solche Anzeigen zu schalten, da sie einen guten Effekt als Informations- und Marketingmaßnahme erzielen und zudem vergleichsweise günstig sind.

Ein Muss für jedes Unternehmen ist die Rubrik "offene Stellen" auf den eigenen Webseiten. Geringen Kosten stehen je nach Bekanntheitsgrad der Firma (genauer: ihrer Website) teilweise erhebliche Chancen gegenüber. Unbekanntere Unternehmen müssen allerdings an prominenter Stelle auf sich aufmerksam machen, was sich eventuell gut mit einer Imagekampagne oder der Einführung von Internet-Inhalten kombinieren lässt. Zu beachten ist bei der Webwerbung, dass die eigenen Anzeigen immer aktuell sind und nicht nach Abschluss der Akquise einfach vergessen werden. Es empfiehlt sich, Stellenangebote immer mit einem Datum zu versehen.

Bei der Wahl einer fachspezifischen Site bieten Internet-Jobbörsen befriedigende Erfolgsaussichten – wiederum bei gleichzeitiger allgemeiner Informations- und Werbewirkung. Die Kosten sind mit rund 1 000–2 000 Mark pro Monat jedoch relativ hoch. Noch teurer wird es normalerweise, wenn man einen Mitarbeiter aktiv in den Stellenbörsen nach geeigneten Kandidaten fahnden lässt. Entscheidend ist dabei, zum richtigen Zeitpunkt präsent zu sein, um keine interessanten Gesuche zu verpassen. Es handelt sich daher kaum um eine kurzfristige Maßnahme zur Besetzung einzelner Positionen. Dabei schlagen sowohl der Zeitaufwand des eigenen Personals als auch die Kosten für den Zugriff auf die Jobbörsen kräftig zu Buche, sodass man mit 20 000–60 000 Mark jährlichen Ausgaben für diese Suchmethode rechnen muss. Und die Gebühren der Jobbörsen dürften angesichts der fortgesetzten IT-Personalknappheit noch weiter steigen.

Eine gewisse Erfahrung bei der Ansprache von potenziellen Bewerbern im Internet kann sich hierbei ebenfalls auszahlen. Alles in allem ergibt sich eine teure, aber bei entsprechender Intensität und Ausdauer durchaus erfolgversprechende Methode interessante Mitarbeiter zu finden. Allerdings ist der Anteil hochqualifizierter Bewerber laut Auskunft der Internet-Jobbörsen trotz großer Zahl registrierter Lebensläufe derzeit relativ gering. Zudem gibt es im Moment keine auf IT-Sicherheit spezialisierte Jobbörse; nennenswerte Anteile führen beispielsweise [externer Link] www.consultants.de, www.jobpilot.de und DV-Jobs/Stepstone ( www.stepstone.de/it/).

Messepräsenz

Enormen Aufwand und Kosten bedeutet die Teilnahme an so genannten Recruiting-Messen. Besonders die Mitarbeiterbindung bei Vorbereitung, Durchführung und Nacharbeit sollte man nicht unterschätzen. Zudem hat sich die Wirksamkeit solcher Veranstaltungen etwas abgeschwächt: Durch das Überangebot an Stellen ist die Bereitschaft (oder Notwendigkeit) für Absolventen gesunken, Recruiting Events zu besuchen, sodass eine Beteiligung heute vorrangig unter Marketingaspekten zu erwägen ist.

Die Präsenz auf sonstigen (Fach-)Messen sollte man jedoch zusätzlich nutzen, um interessierten Besuchern Informationen zur Stellensituation und gegebenenfalls auch über die Vergabe von Studienarbeiten oder Projekten zu liefern. Hierzu gilt es, entsprechendes Material vorzuhalten und das Standpersonal zu instruieren.

Kontakte nutzen

Sehr erfolgversprechend sind Vermittlungen durch eigene Mitarbeiter. Besonders junge Unternehmen oder solche, die in der breiten (Fach-)Öffentlichkeit relativ unbekannt sind, können von der Mundpropaganda oder gezielten Ansprache durch ihre Beschäftigten profitieren. Selbst die Ausschreibung einer so genannten Finders Fee als Erfolgshonorar für den eigenen Mitarbeiter belastet das Recruitment-Budget nicht über die Maßen. Je nach Unternehmensgröße und ausgeschriebener Position sind "Werbeprämien" von 3 000–10 000 Mark üblich. Beim Briefing der Kollegen zur Akquise neuer Mitarbeiter sollte man allerdings beachten, dass das Abwerben von Angestellten bei Kunden oder Partnerfirmen durchaus zu dauerhaften Verstimmungen führen kann.

Studienarbeiten

Empfehlenswert sind frühzeitige Kontakte zu Berufseinsteigern. Wer Praktika, Studienarbeiten oder Ferienjobs vergibt, hat bei den Auszubildenden und Studierenden zunächst einmal einen Bekanntheitsbonus und kann überdies zu relativ vielen künftigen Absolventen persönliche Kontakte aufbauen. Die Ansprache und Betreuung machen zwar Mühe. Auf der anderen Seite liefern diese befristeten Tätigkeiten aber hervorragende Beurteilungsmöglichkeiten und können eventuell eigenes Personal von Routinearbeiten entlasten und frische Ideen in das Unternehmen tragen. Gleiches gilt für die Kooperation mit Universitäten oder Fachhochschulen auf der Basis von Projekten oder Forschungsaufträgen, wobei eventuell sogar die Teamführung bei der akademischen Seite liegen kann.

Bewerberdatenbank

Um alle Kontakte optimal zu nutzen, kann eine Bewerberdatenbank helfen. Darin landen zumindest alle abgelehnten Bewerber, Initiativbewerbungen, Messe- und Praktikumskontakte. Gleichzeitig kann eine solche Datenbank zur Kontrolle und Ablaufsteuerung aller Bewerbungen dienen. Bei einer zentralen Datenbank in größeren Unternehmen können andere Abteilungen durchaus interessante Kandidaten unter den Bewerbern finden, die für die angeschriebene Stelle weniger interessant waren oder als "zweite Wahl" abgelehnt wurden. Allerdings benötigen Erfassung, Datenbankpflege und -suche viel Zeit und eine umfassende interne Organisation.

Externe Agenten

Sowohl bei gelegentlicher Suche als auch bei größerem Bedarf an neuen Mitarbeitern kann es sich lohnen, auf Dienstleister zurückzugreifen, die sich auf die Personalbeschaffung spezialisiert haben – sei es, weil aus den eigenen Reihen nicht genug Ressourcen zur Verfügung stehen oder weil man auf diesem Gebiet zu wenig Erfahrung besitzt. Neben einer typischerweise hohen Effizienz durch die Spezialisierung zeigen sich zusätzliche Vorteile:

Anonymität: Falls gewünscht, kann der Erstkontakt ohne Nennung des Unternehmens erfolgen.
Neutrale Beratung bei der Personalbesetzung aus eigenen Reihen.
Eine qualifizierte Vorauswahl der eingehenden Bewerbungen entlastet die internen Ressourcen.
Bessere Vorbedingungen für kurzfristige Besetzungen, da die Organisationsstruktur bereits komplett vorliegt.
Synergieeffekte: Andere Akquisitionen können bereits wertvolle Kontakte geliefert haben.
Absehbare Kosten: Zusätzlich zu den vereinbarten Honoraren fallen keine schwer kalkulierbaren inneren Kosten durch Arbeitszeitbindung eigener Mitarbeiter an.

Als externe Dienstleister kommen drei Kategorien in Frage: Headhunter, Personalberatungen und -vermittlungen. Galten Headhunter früher als Mittelsmänner, die gezielt hochkarätige Führungskräfte für eine neue Aufgabe abwerben sollten, so nutzt man diesen Begriff heute üblicherweise für jeden Vermittler, der eine Direktansprache potenzieller Kandidaten durchführt. Personalberatungen sind Agenturen, die im Auftrag von Unternehmen geeignete Kandidaten suchen und dabei ihre Dienstleistungen in Rechnung stellen; ihr Honorar darf nicht überwiegend auf Erfolgsbasis verabredet sein. Eine Personalvermittlung gibt hingegen in erster Linie Kandidatenprofile an suchende Unternehmen weiter und berechnet zum größten Teil oder gänzlich ein Erfolgshonorar. Für diese letzte Art der Personaldienstleistung ist eine Erlaubnis des Arbeitsamtes erforderlich.

Als Beratungshonorar fällt üblicherweise rund ein Drittel des avisierten Jahreseinkommens an, bei Rahmenverträgen über mehrere Positionen zwischen 25 und 30 Prozent der Jahreszieleinkommen. In besonderen Fällen kann aber heutzutage auch ausnahmsweise einmal ein volles Jahresgehalt als Vermittlungsgebühr über den Tisch gehen.

Wichtig ist bei der Zusammenarbeit mit einer Fremdfirma ein großes Maß an Vertrauen – gerade in einem so sensitiven Bereich wie dem Personalwesen. Je intensiver und offener sich eine solche Partnerschaft gestaltet, desto erfolgreicher dürfte in aller Regel die Zusammenarbeit verlaufen. Daher sollte man bei der Auswahl eines Partners sehr sorgfältig vorgehen und verschiedene Angebote gegeneinander abwägen, wobei auch der persönliche Eindruck nicht zu vernachlässigen ist. Der Dienstleister sollte offen über Kundenbeziehungen, Verbindungen sowie über Chancen und Risiken der Zusammenarbeit sprechen. Er sollte fachliche Kompetenz, Flexibilität und Engagement nachweisen können; die aktive Übernahme eines Projektes sollte aber nur nach einem eindeutigen Auftrag erfolgen.

Eine Personalberatung, die bereits Vorgespräche unter Zeitdruck führt, erweckt nicht den Anschein, als könne sie die Interessen eines Unternehmens mit der notwendigen Energie vertreten. Der künftige Partner sollte sich zudem ausschließlich auf Personalbeschaffung und zudem möglichst auf die Branche oder das konkrete Marktsegment spezialisiert haben. Die Firma sollte aus mehreren Mitarbeitern bestehen, damit auch bei Krankheit, Urlaub oder plötzlicher Mehrlast eine gute Betreuung möglich ist.

Armin Putzke ist Geschäftsführer der [externer Link] NetWorkJob Personal- und Unternehmensberatung GmbH, Unterhaching.